Wypłata gotówki z firmowego konta bankowego to sytuacja, która może się zdarzyć w każdej firmie. Jednak gdy spółka nie prowadzi kasy, powstaje pytanie, jaki dokument należy wystawić, aby udokumentować wypłatę gotówki. W tym artykule przedstawimy kilka opcji, które można zastosować w takiej sytuacji.
Dokumenty wymagane przy wypłacie gotówki, gdy spółka nie prowadzi kasy
Gdy spółka nie prowadzi kasy, wypłata gotówki może być udokumentowana za pomocą następujących dokumentów:
Polecenie wypłaty
Polecenie wypłaty to dokument, który upoważnia bank do wypłaty określonej kwoty gotówki z konta bankowego spółki. Polecenie wypłaty powinno zawierać następujące informacje:
- datę wystawienia,
- numer polecenia wypłaty,
- kwotę wypłaty,
- nazwę i numer rachunku bankowego, z którego ma być wypłacona gotówka,
- nazwisko osoby, której ma być wypłacona gotówka,
- cel wypłaty gotówki,
- podpis osoby upoważnionej do wystawiania poleceń wypłaty.
Raport kasowy
Raport kasowy to dokument, który sporządza się po zakończeniu dnia roboczego w celu rozliczenia przychodów i wydatków gotówkowych. Raport kasowy powinien zawierać następujące informacje:
- datę sporządzenia,
- numer raportu kasowego,
- stan gotówki na начало dnia,
- przychody gotówkowe,
- wydatki gotówkowe,
- stan gotówki на koniec dnia.
Raport kasowy może być wykorzystany do udokumentowania wypłaty gotówki, jeśli spółka nie prowadzi kasy. W takim przypadku do raportu kasowego należy dołączyć polecenie wypłaty i inne dokumenty, które potwierdzają cel wypłaty gotówki.
Faktura
Faktura to dokument, który wystawia się w celu potwierdzenia sprzedaży towarów lub usług. Faktura powinna zawierać następujące informacje:
- numer faktury,
- datę wystawienia faktury,
- nazwę i adres sprzedawcy,
- nazwę i adres nabywcy,
- ilość i cenę brutto towarów lub usług,
- kwotę podatku VAT,
- kwotę należności ogółem.
Faktura może być wykorzystana do udokumentowania wypłaty gotówki, jeśli spółka nie prowadzi kasy. W takim przypadku do faktury należy dołączyć polecenie wypłaty i inne dokumenty, które potwierdzają cel wypłaty gotówki.
Inne dokumenty
Oprócz wymienionych powyżej dokumentów, do udokumentowania wypłaty gotówki, gdy spółka nie prowadzi kasy, można wykorzystać również:
- umowę o pożyczkę,
- umowę o świadczenie usług,
- umowę kupna-sprzedaży.
Wybór odpowiedniego dokumentu zależy od celu, w jakim wypłacana jest gotówka.
Problemy związane z wypłatą gotówki, gdy spółka nie prowadzi kasy
Wypłata gotówki, gdy spółka nie prowadzi kasy, może wiązać się z pewnymi problemami, takimi jak:
- brak możliwości kontroli wypłat gotówkowych,
- zwiększone ryzyko nadużyć i oszustw,
- trudności w rozliczaniu przychodów i wydatków gotówkowych.
Aby zminimalizować te problemy, spółka powinna:
- dokładnie kontrolować wypłaty gotówkowe,
- regularnie przeprowadzać kontrole kasowe,
- szkolić pracowników w zakresie obsługi gotówki,
- stosować środki bezpieczeństwa, które uniemożliwią dostęp do gotówki osobom nieupoważnionym.
Przykłady sposobu dokumentowania wypłaty gotówki, gdy spółka nie prowadzi kasy
Poniżej przedstawiono kilka przykładów sposobu dokumentowania wypłaty gotówki, gdy spółka nie prowadzi kasy:
- Spółka wypłaca gotówkę na zakup towarów. W takim przypadku spółka wystawia fakturę zakupu, a do faktury dołącza polecenie wypłaty.
- Spółka wypłaca gotówkę na wypłatę wynagrodzeń. W takim przypadku spółka wystawia listę płac, a do listy płac dołącza polecenie wypłaty.
- Spółka wypłaca gotówkę na pokrycie kosztów podróży służbowej. W takim przypadku spółka wystawia rozliczenie kosztów podróży służbowej, a do rozliczenia dołącza polecenie wypłaty.
- Spółka wypłaca gotówkę на cele reprezentacyjne. W takim przypadku spółka wystawia oświadczenie o wydatkach reprezentacyjnych, a do oświadczenia dołącza polecenie wypłaty.
To tylko kilka przykładów sposobu dokumentowania wypłaty gotówki, gdy spółka nie prowadzi kasy. W każdym przypadku należy kierować się celem, w jakim wypłacana jest gotówka.
Zalecenia dla spółek, które nie prowadzą kasy
Spółkom, które nie prowadzą kasy, zaleca się:
- stosowanie elektronicznych form płatności, takich jak przelewy bankowe, karty płatnicze czy BLIK,
- prowadzenie ewidencji wszystkich wypłat gotówkowych,
- regularne przeprowadzanie kontroli kasowych,
- szkolenie pracowników w zakresie obsługi gotówki,
- stosowanie środków bezpieczeństwa, które uniemożliwią dostęp do gotówki osobom nieupoważnionym.
Stosując się do tych zaleceń, spółki mogą zminimalizować ryzyko nadużyć i oszustw związanych z wypłatą gotówki.
Wnioski
Wypłata gotówki z firmowego konta bankowego to sytuacja, która może się zdarzyć w każdej firmie. Jednak gdy spółka nie prowadzi kasy, powstaje pytanie, jaki dokument należy wystawić, aby udokumentować wypłatę gotówki. W tym artykule przedstawiliśmy kilka opcji, które można zastosować w takiej sytuacji. Mamy nadzieję, że artykuł ten był dla Państwa pomocny.
Dokument potwierdzający cel wypłaty.
- Polecenie wypłaty.
Polecenie wypłaty.
Polecenie wypłaty to dokument, który upoważnia bank do wypłaty określonej kwoty gotówki z konta bankowego spółki.
-
Dane wypłacającego.
Należy podać nazwę i adres spółki oraz numer jej konta bankowego.
-
Dane odbiorcy.
Należy podać imię i nazwisko osoby, której ma być wypłacona gotówka, a także jej adres i numer dowodu osobistego.
-
Kwota wypłaty.
Należy podać kwotę gotówki, która ma być wypłacona.
-
Cel wypłaty.
Należy wskazać cel, w jakim wypłacana jest gotówka. Może to być na przykład zakup towarów, wypłata wynagrodzeń czy pokrycie kosztów podróży służbowej.
-
Data i podpis.
Polecenie wypłaty powinno być opatrzone datą i podpisem osoby upoważnionej do wystawiania takich dokumentów.
Polecenie wypłaty powinno być wystawione w dwóch egzemplarzach. Jeden egzemplarz należy przekazać bankowi, a drugi zachować w dokumentacji spółki.
No Comment! Be the first one.